De vraagstelling
BeleefAV is na een aanbestedingsprocedure gekozen voor de audiovisuele inrichting van de raadzaal. Toegankelijk zijn voor de inwoners en een moderne, efficiënte werkwijze voor de raadsleden en overige gebruikers waren belangrijke wensen van de gemeente. Zowel op locatie als online moeten deelnemers en publiek de bijeenkomst goed kunnen volgen. De ruimte is deelbaar tot twee zalen en een extra publieksruimte kan gekoppeld worden al naar gelang het type evenement. Alles van reguliere vergaderingen en raadsvergaderingen tot aan bruiloften, presentaties en feesten is mogelijk in de ruimte. Onze missie? Optimale raadsvergaderingen faciliteren zonder concessies te doen aan de overige gebruiken.
Oplossing
De raadsvergaderingen nemen een centrale rol in binnen de ruimte. Bijzondere aandacht is daarom uitgegaan naar het draadloze discussiesysteem, dat de gebruikers helpt om hun werkzaamheden vloeiend uit te voeren. Bij binnenkomst identificeren de deelnemers aan de vergadering zichzelf met een badge op de discussiepost. Zo zien de voorzitter en griffier direct of iedereen aanwezig en aangemeld is. Full HD-camera’s in de hoeken, evenals een overzichtscamera reageren automatisch op de actieve spreker. Tijdens de vergaderingen worden de agendapunten, sprekers, spreektijden en stemresultaten op de centrale flatscreens getoond. Het beeld- en geluidssignaal wordt tevens beschikbaar gesteld voor openbare live streams en kan ook worden opgeslagen.
Bovendien kan het discussiesysteem als twee kleinere systemen gebruikt worden als de raadzaal gescheiden wordt tot twee zalen en is er rekening gehouden met het meenemen van apparatuur voor bijeenkomsten en streams vanaf een externe locatie. Toen bleek dat de coronacrisis van invloed zou zijn op de vergaderagenda hebben we daarop ingespeeld met een voorziening voor hybride vergaderingen via Teams of Zoom. Hierdoor kan een deel van de gemeenteraad veilig in de zaal vergaderen en een ander deel thuis of elders in het pand de vergadering bijwonen.
Omdat er vaak voor langere tijd gesproken wordt, zijn de gekozen luidsprekers geoptimaliseerd voor de weergave van spraak. Ze bestaan per stuk uit negen speakers die ieder individueel gericht kunnen worden. Met speciale software is het geluid daardoor nauwkeurig op het publiek te richten en wordt overal in de ruimte, voorin, aan de zijkanten of achterin, hetzelfde geluidsvolume ervaren. Voor slechthorenden is een voorziening op basis van een infraroodsignaal getroffen. Hierdoor waren er geen ingrijpende bouwtechnische werkzaamheden in de vloer nodig.
Vanwege het multifunctionele gebruik van de zaal zijn er diverse aansluitpunten in de vloer voorzien. Deze maken het aansluiten van apparatuur op flexibele posities mogelijk. Zo kunnen laptops eenvoudig aangesloten worden of subwoofers verbonden worden met het audiosysteem voor een rijkere geluidsbeleving. Ook kunnen op verschillende posities monitoren geplaatst worden voor de weergave voor de raad, college en griffie. Multifunctionele 70’’ monitoren worden gebruikt voor de publieksweergave bij raadsvergaderingen, als presentatiescherm bij gescheiden zaalgebruik of voor videoconferenties.
De bediening van de apparatuur verloopt via een 10’’ touchpaneel in de twee individuele zalen. Daarnaast is er een iPad voor mobiel gebruik in de zalen of ondersteuning van de technische dienst. Gebruikers kiezen eerst het type bijeenkomst en welke ruimtes gekoppeld worden, waarna de apparatuur automatisch in de juiste stand voor dit gebruik wordt gezet. Daarna kunnen ze in helder gescheiden tabbladen de gewenste functies kiezen, zoals het aanpassen van microfoonvolumes, het starten van een opname of het bedienen van de gordijnen en verlichting.
De centrale hal kan bijgeschakeld worden met extra luidsprekers en verrijdbare beeldschermen tijdens vergaderingen met grote publieke belangstelling. De mogelijkheid is ook gecreëerd om de vergadering besloten te houden.
Audiovisuele invulling
